Como restar fechas y tiempos en Excel.

En la siguiente entrada explicare como se restan tiempos y fechas en Excel de manera de obtener la diferencia de los tiempos en formato de tiempo o fecha. Creo que si leen con atención toda esta entrada no deberían tener mayores problemas haciendo esto. Para restar tiempos y para que el resultado se vea correctamente lo principal es poner atención en el formato de las celdas involucradas. Explicaré esto con algunos ejemplos.

Cuando queramos restar tiempos, generalmente los datos serán ingresados por nosotros (inicio de algo y término de algo). Para escribir tiempos en Excel siempre los escribiremos de la siguiente manera: HORA:MINUTOS:SEGUNDOS.

Supongamos que queremos restar dos tiempos de reloj (inicio de algo y término de algo).

Inicio: 14 horas, 15 minutos.

Término: 17 horas, 16 minutos.

Como pueden apreciar los tiempos están en formato de 24 horas. Como no hay segundos, simplemente no lo escriberemos (o sea colocaremos 14:15 y 17:16 en cada celda).

En la celda E3 he colocado la formula = D3-C3. Pero, qué pasa si cuando ingreso un tiempo en una celda, en la celda aparece un número y no el tiempo que escribí? Deberemos revisar el formato de la o las celdas en las cuales se presento el problema. Para esto seleccionamos la o las celdas que presentan el problema y seleccionamos la opción “Formato de celdas”.

Por defecto nos aparecerá la pestaña “Número”. En el cuadro “Categoría” elegiremos “Personalizada” y después en el cuadro “Tipo” elegiremos h:mm (u otro dependiendo del caso).

Como podrán apreciar, los formatos usaremos mas serán h:mm y h:mm:ss. Ambos se encuentran en la categoría “Personalizada”. Ahora algunas aclaraciones importantes antes de seguir avanzando. Hay un formato que se llama [h]:mm:ss. Este se encuentra en el cuadro “Tipo” un poco más abajo que los formatos anteriores.

Cual es la diferencia entre [h]:mm:ss y h:mm:ss? La única diferencia es que el segundo tiene formato de 24 horas y el otro no. Probablemente esto no quedo claro, así que vamos con un ejemplo.

Supongamos que ahora no queremos restar tiempos de reloj, sino simplemente cantidades de tiempos. Por ejemplo queremos saber cuánto es 35 horas, 27 minutos menos 27 horas ,18 minutos. Como podemos apreciar estos no son tiempos marcados por reloj.

Ahora si vemos el formato que tienen las celdas seleccionadas, veremos que es [h]:mm:ss (si no es así, deberemos cambiar el formato como lo explique arriba). Ahora, para que nos quede mas claro, cambiemos el formato de la celda c4. Lo dejaremos en h:mm:ss.



Al hacerlo queda 3:18:00. Por que? Un dia tiene 24 horas. Si le restamos 24 horas a 27 horas y 18 minutos eso nos da 3 horas y 18 minutos.

Ahora, supongamos que queremos restar tiempos de reloj, pero estos tiempos de reloj a su vez incluyen días. Para esto, veamos la figura de abajo:

Como pueden apreciar las celdas correspondientes de las columnas B y C tienen el formato “dia-mes hora:minutos”, y las de D tienen el formato [h]:mm.

Espero que haya quedado claro.

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