Aplicaciones de filtros (cálculo de subtotales)

Probablemente el uso más popular que tienen los filtros es para el cálculo de subtotales en una hoja. A continuación veremos cómo hacemos esto. En la imagen de abajo podemos observar una parte de una hoja Excel. Esta hoja tiene 98 registros, que tienen atributos de “Nombre”, “Área” y “Sueldo”.

Como podemos apreciar el autofiltro ya se encuentra aplicado. Para poder calcular los subtotales, deberemos hacer uso de la función SUBTOTALES de Excel.

Ahora ocuparemos subtotales de suma, entonces colocaremos “109” en el campo “Num_función”. En el campo “Ref1” ira el rango el cual aplicaremos la función SUBTOTALES (“C4:C101” para este caso). El campo “Ref2” lo dejaremos vacio.

En el campo “Num_función” hemos colocado “109” ya que de esta manera el subtotal no incluirá las filas ocultas por el autofiltro (volveré a esta parte más adelante). Luego, después de aplicada la función SUBTOTALES, aparece la suma de los sueldos de todos los registros de la hoja (ya que no hemos filtrado nada aún).

Como dijimos anteriormente, los datos con los que estamos trabajando tienen tres atributos: “Nombre”, “Área” y “Sueldo”. El valor de la suma de arriba es la suma de todos los sueldos, pero supongamos que quisiéramos la suma de los sueldos de alguna área en particular, por ejemplo la de abastecimiento. Para hacer esto, solo debemos hacer click en la flecha del filtro de “Área” y seleccionar “Abastecimiento” (para que muestre solo los sueldos del área “Abastecimiento).

Luego, obtenemos la suma de los sueldos de sólo el área de abastecimiento. Esto ocurre debido a que la función SUBTOTALES no toma en cuenta las filas que se encuentran ocultas para efectuar el cálculo (ya que colocamos “109” en el campo “Num_funcion”). Como se podrán dar cuenta esta es una aplicación poderosa de los filtros, sobre todo cuando trabajamos con hojas de cálculo que tienen una cantidad importante de registros y/o datos.